Wie man ein Meeting abhält, das alle für Design begeistert

Das gefürchtete Projektstarttreffen. Es steht in Ihrem Kalender. Du kannst es nicht vermeiden. Sie können es jedoch zu einem unvergesslichen Ereignis machen, das dazu beiträgt, Kreativität unter den Mitgliedern Ihres Teams zu erzeugen.

Der Beginn jedes Projekts sollte mit Spannung und Vorfreude gekennzeichnet sein. Es ist die Zeit, in der Sie und Ihr Team einen neuen Kunden oder eine neue Idee kennenlernen und wirklich zu den Grundlagen des Brainstormings und der Ideengenerierung zurückkehren können. Es kann und sollte einer der wichtigsten Teile eines Designprojekts sein und muss alles andere als langweilig sein.

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Entwickeln Sie einen Pre-Meeting-Plan

Ein gutes Treffen beginnt in der Planungsphase. Sie müssen Designmaterialien sammeln und ein Informationspaket für das Team vorbereiten. Es ist auch eine gute Idee, Designinformationen vor dem Meeting zu senden, damit Designer über das Projekt nachdenken können.

Hier sind zehn Überlegungen vor dem Treffen, über die Sie nachdenken sollten:

  1. Größe des Teams
  2. Bereiten Sie eine kurze Entwurfsbeschreibung (ein Absatz oder drei Aufzählungspunkte) vor, die auf den Kundenanforderungen basiert
  3. Projektziele und Zeitplan skizzieren
  4. Führen Sie Interviews mit dem Kunden
  5. Zeigen Sie aktuelle Produkte oder Visionen
  6. Entwickeln Sie einen groben Umriss oder Plan
  7. Erstellen Sie eine Liste der gewünschten Ergebnisse
  8. Erfolgsfaktoren bestimmen
  9. Technische Spezifikationen oder Notwendigkeiten verstehen
  10. Erstellen Sie eine Besprechungsagenda

Schaffen Sie die richtige Umgebung. Ordnen Sie die Möbel des Besprechungsraums so an, dass die Leute von Angesicht zu Angesicht zusammensitzen. Vermeiden Sie ein Layout im Auditorium-Stil. Betrachten Sie Dekorationen oder Musik oder andere Elemente, die nicht die Norm sind. Überraschungselemente können ein Team schnell einbeziehen und ihre Wahrnehmung dessen ändern, was ein Meeting „sein soll“.

Stellen Sie den richtigen Ton für den Kickoff ein

Der Ton für das Kickoff-Meeting sollte den Ton des Projekts widerspiegeln, damit das Team durch das Meeting die richtige Einstellung erhält. Das Meeting sollte auch dazu dienen, kreatives Denken zu fördern, und sollte möglicherweise nicht am besten an einem Besprechungstisch durchgeführt werden.

Teilen Sie das Meeting in mehrere Teile auf:

  • Einführung
  • Brainstorming
  • Aktivität
  • Frage-und-Antwort-Sitzung
  • Brainstorming
  • Hausaufgaben und Aufgaben
  • Set Follow-up

Usabilty.gov verfügt über eine Reihe von Richtlinien für Fragen, die zum Erstellen digitaler Projekte entwickelt wurden. Sie können jedoch an nahezu jedes Entwurfsziel angepasst werden. Denken Sie daran, dass das Ziel des Kickoff-Meetings darin besteht, ein Team zu gewinnen, das von einem Projekt begeistert ist und eine gemeinsame Vorstellung von den Zielen, Ergebnissen und der Vision für den Erfolg hat.

Geben Sie nützliche, aber nicht zu viele Informationen an

Wenn Ihr Meeting ein Ort ist, an dem Sie einen Entwurfsauftrag verteilen und lesen können, ist es unwahrscheinlich, dass Sie mit der Spannung und den Ideen davonkommen, die Sie erwarten. Das Meeting funktioniert am besten, wenn Informationen in kleine, verwendbare Teile aufgeteilt werden. Speichern Sie umfangreiche Unterlagen für nach dem Meeting.

Welche Informationen benötigt das Team beim Kickoff-Meeting, um loszulegen? Kurz gesagt, sie brauchen Visuals. Denken Sie an die "Show, nicht erzählen, Philosophie". Dies ist ein Designteam. Zeigen Sie den Client. Zeigen Sie das Projekt. Zeigen Sie den Wettbewerb. Dann lassen Sie das Team seine ersten Ideen zeigen.

Planen Sie eine Aktivität

An einem Tisch zu sitzen ist nicht meine Idee, wie man kreativ denken kann. Es hilft, sich zu bewegen oder auf alternative Weise zu denken.

Eine geplante Aktivität oder ein geplantes Spiel kann genau die richtige Idee sein, um die Gedankenmuskeln zu aktivieren. Und Sie können es auf zwei Arten angehen:

  • Als projektbezogene Aktivität
  • Als nicht verwandte Aktivität zum Löschen der kreativen Palette

Jede Option kann ein effektiver Weg sein, um ein Team zu motivieren und ihm zu helfen, als Gruppe zu fungieren. (Dies kann besonders wichtig für Personen sein, die in der Vergangenheit möglicherweise nicht zusammengearbeitet haben.)

Drei Ideen für projektbezogene Aktivitäten:

  1. Erstellen Sie eine Konzeptkarte, um zu skizzieren, wie das Projekt aussieht und wie es zusammenkommt. Fügen Sie der Aktivität eine unterhaltsame Wendung hinzu, z. B. das Erstellen einer Karte ohne Wörter, damit Skizzen auf ungewöhnliche oder interessante Weise zusammengefügt werden.
  2. Führen Sie eine Priorisierungskartensortierung durch. Geben Sie jedem einen Stapel Karteikarten und schreiben Sie auf, welche Elemente des Projekts am wichtigsten sind. Ordnen Sie dann die Karten nach Priorität.
  3. Erstellen Sie eine visuelle Darmprüfung. Zeigen Sie Bilder des aktuellen Projekts und ähnlicher Projekte oder Wettbewerber. Lassen Sie die Teammitglieder mit nur einem Blick feststellen, wie sie sich durch das Bild in einem Wort fühlen. Die Bilder mit verbindenden Wortassoziationen zum Projekt können eine Diskussion über das weitere Vorgehen anregen.

Drei Buchtitel voller großartiger Ideen für kreative Aktivitäten oder Brainstorming mit einer Gruppe:

  1. "Koffein für das Kreativteam" von Stefan Mamaw (einer meiner Favoriten!)
  2. „Creative Grab Bag: Inspirierende Herausforderungen für Künstler, Illustratoren und Designer“ von Ethan Bodnar
  3. „Kreativer Workshop: 80 Herausforderungen zur Verbesserung Ihrer Designfähigkeiten“ von David Sherwin

Stellen Sie eine Stoppuhr ein

Meetings wie dieses können schnell lang und langwierig werden. Bringen Sie eine Stoppuhr mit und halten Sie sich an die Tagesordnung und die anstehenden Aufgaben.

Die genaue Dauer eines Kickoff-Meetings kann je nach Team oder Projekt variieren. Einige Unternehmen haben einen eintägigen Kickoff-Plan für große Projekte, wobei kleinere Gruppen in die Party-Veranstaltung ein- und ausgehen. Andere Besprechungen sind als kürzere Arbeitssitzungen (etwa 1 bis 2 Stunden) strukturiert, in denen die anfängliche Planung für ein Projekt stattfindet.

Bereiten Sie einen festen Imbiss vor

Designer müssen den Besprechungsraum mit etwas zu tun und einem Überblick darüber verlassen, wohin sie gehen sollen. (Denken Sie daran, dass bei diesem Treffen alle auf das jeweilige Projekt vorbereitet sind.)

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über alles verfügt, was Sie für den Start benötigen, sobald das Meeting beendet ist. (Denken Sie an die Überlegungen vor dem Meeting zurück.) Ich bereite gerne mit jedem Designer ein Designer-Toolkit vor. Heutzutage ist das Toolkit eigentlich ein USB-Stick, während es in der Vergangenheit möglicherweise ein Ordner voller Extras war.

Das Kit sollte Folgendes enthalten:

  • Design- und Stilparameter wie Farb- und Schriftpalette, Stilverwendung und Markenrichtlinien.
  • Entwurfsaufgabe und Projektumfang.
  • Fristen und Aufgabenstellungen.
  • Bilder, Logos oder andere Materialien.
  • Beispiele für aktuelle Designpakete und Materialien oder Websites.
  • Visuals, die der Client für das Projekt mag oder notiert hat.
  • Kontakt- und Dienstplan für das Projektteam.

Fazit

Bei der Planung eines Meetings sollte das gleiche kreative Denken verwendet werden, das für die Gestaltung eines großartigen Projekts erforderlich ist. Denken Sie außerhalb des Besprechungsraums, um Ihrem Team zu helfen, sich zu etwas zusammenzuschließen, über das es sich freuen kann.

Selbst etwas so Einfaches wie das Umstellen des Raums oder eine unerwartete Dekoration kann dazu beitragen, Menschen in eine Besprechungsumgebung einzubeziehen. Werden Sie kreativ und viel Glück!

Stock Fotos mit freundlicher Genehmigung von Creative Market .

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