Erstellen einer gut gestalteten Rechnung: Schritt für Schritt

Langweiliger Papierkram ist eines der notwendigen Übel, um ein freiberuflicher Designer zu sein.

Es führt einfach kein Weg daran vorbei. Wenn Sie Zahlungen von Kunden verfolgen und verwalten möchten, müssen Sie ein Rechnungsstellungssystem einrichten. Es sind jedoch nicht alle schlechten Nachrichten; Der lustige Teil ist, dass Sie tatsächlich eine benutzerdefinierte Rechnung erstellen können.

Heute werden wir eine Rechnung von Grund auf neu erstellen. Ich werde so ausführlich wie möglich sein und alles enthalten, was Sie wissen müssen, von den absoluten Grundlagen über erweiterte Funktionen bis hin zu einer kleinen Designtheorie.

Die Grundlagen

Beginnen wir mit der nackten Struktur. Zunächst sollte Ihre Rechnung auf ein Standardblatt (8, 5 x 11 Zoll oder umgekehrt) passen, damit der Kunde sie problemlos drucken kann. Die Chancen stehen gut, dass sie es digital halten, aber der Einfachheit halber ist es am besten, das Standardbuchstabenformat beizubehalten.

Als nächstes sollte es Ihren Namen (oder Firmennamen) und grundlegende Kontaktinformationen enthalten. Sie sollten gründlich sein und Ihre physische Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und alles andere Relevante angeben. Sofern Sie keinen guten Grund haben, diese Informationen vor einem Kunden zu verbergen, sollten sie alle zu Buchhaltungs- und Aufzeichnungszwecken vorhanden sein (zu deren Gunsten, nicht zu Ihren Gunsten).

Sie möchten auch das Rechnungsdatum sowie eine Rechnungsnummer angeben. Es ist nicht erforderlich, eine Rechnungsnummer zu erstellen, dies ist jedoch sowohl für Ihr eigenes als auch für das Dateisystem Ihres Kunden hilfreich. Wie Sie ein Rechnungsnummerierungssystem erstellen, liegt ganz bei Ihnen. Dies kann einfach das auf Zahlen reduzierte Datum oder eine grundlegende Abrechnung (001, 002, 003… 110, 111, 112) der Anzahl der Rechnungen sein, die Sie in diesem Jahr gesendet haben.

Vermitteln Sie Ihre Marke und Ihren Stil

Da Sie tatsächlich Designer sind, sollten Sie Ihre Rechnung natürlich so gestalten, dass sie zu Ihrer persönlichen oder Unternehmensmarke passt. Das primäre Ziel ist es, es funktionsfähig zu machen, aber ein wichtiges sekundäres Ziel ist es, es attraktiv zu machen.

Wie Sie Ihre spezifische Marke anwenden, liegt bei Ihnen. Ich schlage vor, sich von etwas inspirieren zu lassen, das Sie bereits erstellt haben, z. B. einer Website, einem Briefkopf oder einer Visitenkarte. Ich habe die Design Shack-Website als Ausgangspunkt für Farbinspiration und Schriftauswahl verwendet und mir den folgenden Header ausgedacht:

Es ist einfach, aber es erledigt die Arbeit und vermittelt definitiv den klassischen, alten Look unserer Website. Um ein bisschen mehr Flair hinzuzufügen, warf ich einen wirbelnden Vektor in die untere rechte Ecke. Es ist funktional überflüssig, macht aber dem Endprodukt ein bisschen Spaß, ohne zu sehr vom Hauptinhalt abzulenken. Beachten Sie, dass ich die Transparenz um einiges reduziert habe, damit sie nicht so stark hervorsticht.

Lesbares Gitter

Als nächstes benötigen Sie einen Bereich, in dem Sie auflisten können, wofür Sie dem Kunden eine Rechnung stellen. Selbst wenn Sie ein einzelnes Projekt in Rechnung stellen, teilen Sie Ihre Zeit in Abschnitte auf, damit Ihr Kunde klar sehen kann, wofür Sie bezahlt werden. Manchmal bringt Ihnen eine einzelne Artikelnummer mit einer Gesamtsumme einen empörten Anruf von einem Kunden ein, der wissen möchte, warum er Sie so viel bezahlt. Es ist viel wahrscheinlicher, dass die Summe akzeptiert wird, wenn Sie deutlich machen, wie viel Arbeit Sie geleistet haben.

Das Ziel hier sind klare, lesbare Informationen. Ich empfehle die Verwendung von Zebrastreifen oder eines sichtbaren Gitters, um die Lesbarkeit zu verbessern. Weitere Anregungen zu lesbaren Rastern finden Sie in unserem Beitrag zum Erstellen hervorragender Tabellen.

Machen Sie Platz für detaillierte Beschreibungen

Es ist oft der Fall, dass die obige Rasterlösung ein Schritt in die richtige Richtung ist, aber nicht ganz ausreicht. Einige Designer und / oder Kunden bevorzugen eine detaillierte Beschreibung jeder Werbebuchung. In diesen Fällen bauen Sie einfach eine Reihe zwischen den einzelnen Elementen mit einer zusätzlichen Höhe ein. Im folgenden Beispiel habe ich beschlossen, die Zebrastreifenmethode beizubehalten und die Beschreibungskopie einzurücken, um den Kontrast zwischen den beiden aufrechtzuerhalten.

Beachten Sie, dass ich auch eine große, fette Summe hinzugefügt habe. Diese Nummer wird wahrscheinlich die wichtigste Information sowohl für den Absender als auch für den Empfänger der Rechnung sein. Folglich hat es keinen Sinn, es zu verstecken. Heben Sie es hervor, damit der Leser es auf einen Blick erfassen kann.

Zahlungsfrist

Dieser ist wichtig. Einige mögen eine Zahlungsfrist auf einer Designrechnung als anmaßend oder unhöflich ansehen, aber ich halte es für eine Notwendigkeit, wenn Sie einen Kunden in Rechnung stellen, mit dem Sie in der Vergangenheit nicht viel gearbeitet haben. Sie sind ein Profi und sollten sich von niemandem anders behandeln lassen. Wenn Sie die Arbeit zufriedenstellend erledigt haben, verdienen Sie die Einhaltung eines bestimmten Zahlungstermins. In den meisten Fällen wird dem Designer eine Frist für das Kunstwerk vorgelegt, weshalb es durchaus sinnvoll ist, dem Kunden eine Zahlungsfrist einzuräumen. Stellen Sie nur sicher, dass dies für sie keine Überraschung ist. Sie sollten eine Standardrichtlinie einrichten, z. B. "Alle Zahlungen, die innerhalb einer Woche nach Eingang der Rechnung fällig sind", und diese Informationen dem Kunden vor Beginn der Arbeiten vorlegen.

Ich habe mich wieder für ein einfaches Designelement entschieden, es aber mutig genug gemacht, um hervorzuheben. Sie möchten nicht, dass es sich zu sehr einfügt, und geben damit jemandem eine gute Entschuldigung dafür, dass er es nicht gesehen hat.

Machen Sie die Zahlungsbedingungen klar

Zusammen mit dem Fälligkeitsdatum Ihrer Zahlung sollten Sie alle spezifischen Anforderungen an die Zahlung angeben. Dies schließt alle allgemeinen Texte ein, um das Fälligkeitsdatum, Ihre bevorzugten und akzeptierten Zahlungsarten, Ihre Richtlinien in Bezug auf eingelöste Schecks usw. zu bestätigen.

Was Sie hier setzen, liegt ganz bei Ihnen. Sie möchten kurz, aber gründlich genug sein, um sicherzustellen, dass Sie im Falle eines Streits oder einer unerwünschten Situation abgesichert sind. Da Sie mit immer mehr Kunden zu tun haben, sollten Sie diesen Abschnitt überarbeiten, um ihn an alle Szenarien anzupassen, auf die Sie häufig stoßen.

Ich habe auch einen freundlichen, informellen Abmeldebereich hinzugefügt. Dies ist ein großartiger Ort für Notizen zu bestimmten Jobs usw. Rechnungen können etwas kalt und informell sein. Haben Sie keine Angst, ein wenig persönliche Freundlichkeit zu entwickeln.

Abgeschlossenes Design

Das ist alles dazu. Sie werden zweifellos einige benutzerdefinierte Informationsbereiche einschließen müssen, die jedoch fast Ihre typische Designrechnung abdecken. Schauen Sie sich das fertige Produkt unten an.

Eine kleine Designtheorie

Ich habe das Rechnungsdesign sehr bewusst strukturiert, um den Leser zu beeinflussen. Es gibt drei Hauptinformationen, die der Kunde bemerken soll: Von wem sie stammen, wann sie fällig sind und wie viel sie kosten. Alles andere ist sicherlich immer noch wichtig, aber letztendlich zweitrangig gegenüber diesen Schlüsselinformationen. Schauen Sie unten, um die Designkonsistenz zu sehen, mit der ich eine visuelle Hierarchie erstellt habe.

Für die wichtigen Elemente habe ich eine einheitliche Farbe verwendet, die sich gut vom Hintergrund abhebt, und diese Elemente vergrößert / fett gedruckt, damit sie sich von allen anderen Elementen auf der Seite abheben. Auf diese Weise nimmt der Leser diese drei Informationen auf, auch wenn er die Seite nur eine Minute lang überfliegt. Versuchen Sie, einen Blick auf das fertige Design oben zu werfen, ohne absichtlich etwas zu lesen. Beachten Sie, dass Ihre Augen, selbst wenn sie über die Seite huschen, instinktiv zu den Elementen mit dem größten Kontrast gezogen werden.

Barrierefreiheit

Ein letzter Hinweis zum Design. Beachten Sie, dass es für das Drucken über die zuvor genannten Größenanforderungen hinaus optimiert ist. Wenn Sie diese Rechnung auf einem einfachen Schwarzweiß-Laserdrucker ausdrucken, sollte sie gut aussehen. Alle Informationen behalten ihre Lesbarkeit und die visuelle Hierarchie wird nicht beeinträchtigt. Da es keine dunklen Füllungen gibt, die größer als das Header-Logo sind, sollte eine minimale Menge Toner verwendet werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Dateigröße und das Format. Sie sollten es in einem allgemein akzeptierten Format wie .pdf oder .doc speichern und darauf achten, dass es höchstens unter einigen hundert KB liegt (je kleiner desto besser). Dies stellt sicher, dass die Datei nicht von wählerischen E-Mail-Servern blockiert wird und problemlos von jemandem mit einer weniger als hervorragenden Internetverbindung empfangen werden kann.

Dies mag wie unbedeutende Details erscheinen, aber die kleinen Dinge spielen eine große Rolle bei der Wahrnehmung des Dokuments durch andere. Eine gute Rechnung macht Sie nicht zum technischen Support für jemanden, der versucht, sie zu erhalten.

Weitere Funktionsideen

Um unsere Diskussion über nützliche Funktionen abzurunden, möchten Sie noch einige weitere hinzufügen:

  • Automatische Summen: Erstellen Sie Ihre Rechnung in Excel oder Zahlen und richten Sie Formeln ein, um alle nervigen Berechnungen für Sie durchzuführen!
  • Interaktives PDF: Mit einem PDF können Sie viel tun, um es interaktiver zu gestalten. Es ist jedoch am besten, es auf Funktionen zu beschränken, die von den meisten Lesern verwendet werden können, z. B. das Konvertieren von E-Mails oder Webadressen in Live-Links (anklickbar).
  • PayPal-Integration: Nehmen Sie es online und fügen Sie eine PayPal-Schaltfläche hinzu, damit Kunden problemlos eine Verbindung zum Service herstellen und Ihnen Geld senden können.

Rechnungsanträge

Sie möchten sich nicht die Mühe machen, Ihre eigenen Rechnungen zu erstellen? Lesen Sie diese Artikel über Web-Apps, mit denen Sie Ihre Arbeit erledigen können.

  • Sechs Revisionen: 20 Fakturierungswerkzeuge für Webdesigner
  • 1. Webdesigner: 5 großartige kostenlose Tools für Ihre Rechnungsstellung
  • Tripwire Magazine: Über 30 wichtige Tools für Freiberufler zur Kostenverfolgung, Abrechnung und Rechnungsstellung

Zeig mir deins

Zusammenfassend sollte sich eine gut gestaltete Rechnung auf drei Hauptaspekte konzentrieren: Von wem sie stammt, wann sie fällig ist und für wie viel sie bestimmt ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Ihre Arbeit auflisten und ausführliche Beschreibungen geben, um Verwirrung zu vermeiden. Geben Sie ihm zum Schluss ein Stück Ihrer eigenen Persönlichkeit, ohne zu sehr vom primären Inhalt abzulenken.

Nachdem Sie meinen Versuch einer anständigen Rechnung gesehen haben, teilen Sie uns mit, was Sie tun würden, um sie noch besser zu machen. Besser noch, fügen Sie einen Link zu Ihrer eigenen Rechnung hinzu und teilen Sie uns die wichtigsten Funktionen mit.

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